Cumplimiento Laboral en México: NOM-035, NOM-037 y las Obligaciones del Empleador

El cumplimiento laboral en México se ha vuelto considerablemente más complejo en los últimos años. La entrada en vigor de la NOM-035 sobre riesgos psicosociales, la NOM-037 sobre teletrabajo, la reforma de subcontratación de 2021 y las sucesivas modificaciones a la Ley Federal del Trabajo han creado un entorno regulatorio que exige atención especializada. Para los empleadores, el desconocimiento de estas obligaciones no solo genera riesgos legales, sino que puede traducirse en multas significativas y daño reputacional.

NOM-035-STPS-2018: Riesgo psicosocial en el trabajo

La NOM-035, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de octubre de 2018 y de cumplimiento obligatorio en todas sus fases desde octubre de 2020, establece los elementos para identificar, analizar y prevenir los factores de riesgo psicosocial, así como para promover un entorno organizacional favorable en los centros de trabajo.

Los factores de riesgo psicosocial que esta norma busca prevenir incluyen las condiciones del ambiente laboral que generan estrés (cargas de trabajo excesivas, falta de control sobre el trabajo, jornadas prolongadas), la interferencia en la relación trabajo-familia, el liderazgo negativo, las relaciones laborales tóxicas y la violencia laboral en cualquiera de sus formas.

Las obligaciones del empleador varían según el tamaño del centro de trabajo. La norma distingue tres niveles:

• Centros de trabajo de hasta 15 trabajadores: Deben establecer una política de prevención de riesgos psicosociales, adoptar medidas de prevención, identificar a los trabajadores que hayan sido sujetos a acontecimientos traumáticos severos, y difundir información sobre la política de prevención.
• Centros de trabajo de 16 a 50 trabajadores: Además de lo anterior, deben aplicar cuestionarios para identificar y analizar los factores de riesgo psicosocial.
• Centros de trabajo de más de 50 trabajadores: Deben además realizar la evaluación del entorno organizacional, implementar medidas y acciones de control documentadas, y practicar exámenes médicos y evaluaciones psicológicas a los trabajadores expuestos a violencia laboral o factores de riesgo psicosocial.

NOM-037-STPS-2023: Teletrabajo

La NOM-037, publicada en junio de 2023, regula las condiciones de seguridad y salud en el teletrabajo. Aplica a todos los centros de trabajo que cuenten con personas trabajadoras bajo la modalidad de teletrabajo, entendida como aquella que desempeña más del 40% de su tiempo de trabajo en un domicilio distinto al centro de trabajo del empleador.

Las obligaciones principales del empleador bajo la NOM-037 incluyen:

• Contar con un listado actualizado de las personas teletrabajadoras que incluya nombre, género, estado civil, actividades desarrolladas, perfil de puesto, domicilio donde realizan el teletrabajo y razón social del centro de trabajo.
• Establecer y documentar una política de teletrabajo que defina mecanismos de comunicación, duración del horario, forma de supervisión, y mecanismos para el derecho a la desconexión.
• Proporcionar las herramientas de trabajo necesarias (equipo de cómputo, sillas ergonómicas, impresoras si se requieren) o establecer una compensación económica por el uso de los medios propios del trabajador.
• Asumir una parte proporcional de los costos derivados del teletrabajo, incluyendo servicios de telecomunicación y electricidad.
• Verificar las condiciones de seguridad y salud en el lugar de teletrabajo mediante un listado de verificación de condiciones que el propio trabajador o una comisión pueden validar.

Reforma de subcontratación y REPSE

La reforma de subcontratación (outsourcing) de abril de 2021 fue una de las modificaciones laborales más significativas en décadas. La reforma prohibió la subcontratación de personal (poner trabajadores propios a disposición de un tercero) y solo permite la subcontratación de servicios especializados u obras especializadas que no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la empresa beneficiaria.

Las empresas que ofrecen servicios especializados deben obtener el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. Este registro debe renovarse cada tres años. Adicionalmente, las empresas contratantes deben verificar permanentemente que sus proveedores cuenten con REPSE vigente y que estén al corriente en sus obligaciones fiscales y de seguridad social.

Las consecuencias del incumplimiento son severas. La persona física o moral que subcontrate personal en contravención de la ley puede ser sancionada con multas de 2,000 a 50,000 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA). Además, la empresa contratante se convierte en responsable solidaria de las obligaciones laborales y de seguridad social de los trabajadores del proveedor incumplido.

Sanciones e inspecciones

La STPS tiene facultades amplias de inspección para verificar el cumplimiento de las normas laborales. Las inspecciones pueden ser ordinarias (programadas) o extraordinarias (motivadas por denuncias, accidentes o condiciones de riesgo inminente). Durante una inspección, los inspectores pueden solicitar documentación que acredite el cumplimiento de la NOM-035, NOM-037, contratos de trabajo, recibos de nómina, registros REPSE y cualquier otra obligación laboral aplicable.

Las multas por incumplimiento de las normas oficiales mexicanas en materia laboral van desde 250 a 5,000 UMAs por cada trabajador afectado. En casos graves, como la contravención a las disposiciones de subcontratación, las multas pueden alcanzar las 50,000 UMAs. Además, el IMSS puede imponer capitales constitutivos (cobros retroactivos con actualizaciones y recargos) cuando detecta irregularidades en la afiliación o cotización de trabajadores.

Pasos prácticos para el cumplimiento

• Auditoría laboral interna: Realizar un diagnóstico completo del estado de cumplimiento actual, identificando brechas en contratos, políticas, registros y documentación.
• Implementación NOM-035: Aplicar los cuestionarios de la Guía de Referencia II y III (según el tamaño del centro de trabajo), analizar los resultados, documentar las medidas correctivas y darles seguimiento.
• Política de teletrabajo: Si la empresa tiene teletrabajadores, formalizar la política conforme a la NOM-037, actualizar contratos individuales y establecer los mecanismos de verificación de condiciones.
• Revisión de proveedores: Verificar que todos los contratos de servicios especializados cuenten con REPSE vigente y establecer un proceso periódico de monitoreo de cumplimiento de los proveedores.
• Capacitación continua: Capacitar al área de recursos humanos y a los responsables operativos sobre las obligaciones laborales vigentes y los procedimientos ante inspecciones.
• Documentación: Mantener registros organizados y accesibles de todos los documentos de cumplimiento, ya que serán requeridos en caso de inspección.